Manuale Utente VATManager

Per iniziare

VATManager è pronto in pochi minuti. Segui questi passi per la prima configurazione.

1. Crea l'account — Registrati su app.vatmanager.eu/register senza carta di credito. Il piano gratuito è attivo subito.
2. Completa il profilo — Inserisci ragione sociale, partita IVA, paese di stabilimento e numero OSS/IOSS se già disponibili in Account → Impostazioni.
3. Collega un marketplace — Vai su Marketplace e aggiungi le credenziali di Amazon Seller Central (o altro canale). Il primo sync importa le transazioni automaticamente.
4. Genera il primo report — Apri Report OSS, seleziona l'anno/trimestre e scarica il PDF o Excel pronto per il tuo commercialista.

Dashboard

La Dashboard è la schermata principale dopo il login. Mostra una panoramica in tempo reale della situazione fiscale.

KPI principali

• Vendite totali — Fatturato lordo del periodo selezionato (filtro anno/mese in alto a destra).
• IVA OSS dovuta — Totale IVA da versare agli Stati UE nel trimestre corrente.
• Paesi attivi — Numero di paesi UE in cui hai effettuato vendite B2C.
• Soglia OSS — Barra di avanzamento verso il limite annuo di €10.000 (under threshold) con indicatore visivo.
• Transazioni importate — Numero totale di righe elaborate nel periodo.
• Ultimo sync — Data e ora dell'ultimo aggiornamento dati dai marketplace.

Grafico andamento IVA

Il grafico a barre mostra l'IVA mensile per paese. Clicca su un paese in legenda per isolare la serie. Utilizza i filtri Anno e Tipo (OSS / IOSS / nazionale) per personalizzare la vista.

Transazioni

La sezione Transazioni elenca tutte le vendite, rimborsi e movimenti fiscali importati dai marketplace.

Filtri disponibili

• Periodo: giorno, settimana, mese, trimestre, anno, range custom.
• Marketplace: Amazon, Shopify, eBay, WooCommerce, upload manuale.
• Paese acquirente: filtra per singola nazione UE.
• Tipo: vendita, rimborso, commissione, aggiustamento.
• Stato IVA: standard, ridotta, esente, fuori campo.

Importazione manuale

1. Vai su Transazioni → Importa.
2. Seleziona il formato: Amazon VAT Transaction Report (CSV/XLSX), Shopify Orders Export, eBay Report, WooCommerce Orders, o CSV generico.
3. Trascina il file o clicca Sfoglia. Dimensione massima: 50 MB per file.
4. VATManager mostra un'anteprima con il numero di righe rilevate e gli eventuali errori di parsing.
5. Clicca Conferma importazione. Le transazioni appaiono immediatamente nella lista.

Export transazioni

Clicca il pulsante Esporta (icona freccia verso il basso) per scaricare le transazioni filtrate in Excel o CSV. L'export rispetta tutti i filtri attivi.

Report OSS Free

Il regime OSS (One Stop Shop) permette di versare l'IVA su vendite B2C UE tramite un'unica dichiarazione trimestrale nel paese di stabilimento.

Generare il report

1. Vai su Report → OSS.
2. Seleziona Anno e Trimestre (Q1, Q2, Q3, Q4).
3. Clicca Genera Report. VATManager aggrega automaticamente le vendite per paese e aliquota.
4. Verifica i totali per paese nella tabella di anteprima.
5. Scarica in PDF (formato A4, pronto per il commercialista) o Excel (dati grezzi per la compilazione del portale OSS dell'Agenzia delle Entrate).

Soglia under-threshold

Se le vendite intra-UE totali non superano €10.000 nell'anno solare, sei esentato dal regime OSS e applichi l'IVA italiana. VATManager monitora automaticamente la soglia e ti avvisa quando ti avvicini al limite.

Report IOSS Pro

IOSS (Import One Stop Shop) si applica alle importazioni di beni da paesi extra-UE di valore inferiore a €150, venduti a consumatori UE.

Attivare IOSS

Prima di generare il report, inserisci il tuo numero IOSS in Account → Impostazioni → Dati Fiscali. Il numero è assegnato dall'Agenzia delle Entrate al momento della registrazione al regime.

Generare il report

1. Vai su Report → IOSS.
2. Seleziona Anno e Mese (il report IOSS è mensile, non trimestrale).
3. VATManager filtra automaticamente le transazioni con flag IOSS dalla piattaforma.
4. Scarica in PDF o Excel.

Dichiarazione IVA IT Base

VATManager genera un riepilogo IVA nazionale italiano (vendite domestiche + acquisti intracomunitari) pronto per la compilazione trimestrale della Liquidazione IVA.

Struttura del report PDF

• Intestazione azienda con P.IVA e periodo di riferimento.
• Tabella vendite per aliquota (4%, 5%, 10%, 22%).
• IVA a debito e IVA a credito (acquisti detraibili).
• Saldo netto da versare o a credito.
• Firma digitale del documento (hash SHA-256 nel footer).

Generare il PDF

1. Vai su Report → Dichiarazione IVA.
2. Seleziona anno e trimestre.
3. Clicca Genera PDF. Il file viene scaricato automaticamente in formato A4.

Report Fatture Fornitori Base

Il report Fatture Fornitori riepiloga l'IVA sugli acquisti detraibile, utile per la Liquidazione IVA e per il calcolo del credito IVA.

Come funziona

Carica le fatture di acquisto (CSV o upload diretto) nella sezione Fornitori → Fatture. VATManager le aggrega per aliquota IVA e genera il riepilogo mensile o trimestrale con totale IVA detraibile.

Formati accettati

• CSV con colonne: data, fornitore, numero_fattura, imponibile, iva, aliquota.
• XML fattura elettronica (FatturaPA) — parsing automatico.

Marketplace

Collega i tuoi canali di vendita per importare le transazioni automaticamente senza caricare file manualmente.

Amazon Seller Central

1. Vai su Marketplace → Aggiungi → Amazon.
2. Inserisci Seller ID e MWS Auth Token (o credenziali SP-API se già migrato).
3. Seleziona le marketplace EU da sincronizzare (IT, DE, FR, ES, NL…).
4. Clicca Salva e sincronizza. Il primo sync importa lo storico degli ultimi 90 giorni.

Shopify

Inserisci il tuo dominio Shopify (es. mio-negozio.myshopify.com) e il Private App Access Token con permessi Orders: Read.

eBay

Autorizza VATManager tramite OAuth eBay. Clicca Connetti eBay e accedi al tuo account eBay nella finestra popup. I permessi richiesti sono in sola lettura.

WooCommerce

Inserisci l'URL del tuo negozio WooCommerce e le chiavi REST API (Consumer Key + Consumer Secret) generate da WooCommerce → Impostazioni → Avanzate → REST API.

Sincronizzazione automatica

Una volta configurato, ogni marketplace si sincronizza automaticamente ogni notte. Puoi forzare una sincronizzazione manuale cliccando Sincronizza ora nel pannello del marketplace.

Aliquote IVA

VATManager include un database aggiornato delle aliquote IVA per tutti i 27 paesi UE, con supporto alle aliquote ridotte per categoria prodotto.

Aliquote standard

Le aliquote standard sono pre-caricate e aggiornate automaticamente. Puoi consultarle in Aliquote → Tabella per paese con filtro per tipo (standard, ridotta, super-ridotta, parcheggio, zero).

Aliquote ridotte personalizzate

Se vendi prodotti che beneficiano di aliquote ridotte (es. libri, prodotti alimentari, farmaci), puoi configurarle in Aliquote → Ridotte → Aggiungi:

• Seleziona il paese e l'aliquota ridotta applicabile.
• Inserisci la categoria prodotto (es. "Libri elettronici", "Integratori alimentari").
• Aggiungi facoltativamente un range di ASIN/SKU su cui applicare automaticamente la riduzione.

VATManager applicherà l'aliquota ridotta in automatico durante l'elaborazione delle transazioni corrispondenti.

Fornitori

La sezione Fornitori gestisce le anagrafiche dei tuoi fornitori e le relative fatture di acquisto per il calcolo dell'IVA detraibile.

Aggiungere un fornitore

1. Vai su Fornitori → Nuovo fornitore.
2. Inserisci ragione sociale, P.IVA/VAT number, paese e categoria.
3. Salva. Il fornitore è ora disponibile nell'anagrafica.

Caricare fatture di acquisto

Dalla scheda fornitore, usa il pulsante Carica fattura per allegare PDF o XML FatturaPA. VATManager esegue il parsing automatico dei campi fiscali.

Magazzini e Stock Transfers

Se utilizzi magazzini in più paesi UE (es. FBA Amazon in Germania, Francia e Polonia), devi dichiarare i trasferimenti di stock come movimenti intracomunitari.

Configurare i magazzini

1. Vai su Magazzini → Aggiungi magazzino.
2. Inserisci paese, indirizzo e numero partita IVA locale (se disponibile).
3. Associa il magazzino a un marketplace (es. Amazon.de → Magazzino Germania).

Trasferimenti di stock

I trasferimenti di merce tra magazzini in paesi diversi generano operazioni assimilate a cessioni intracomunitarie e devono comparire nel Modello INTRASTAT. VATManager li traccia automaticamente se importi il report di inventory transfer da Amazon.

AI Insights Pro

AI Insights usa l'intelligenza artificiale per analizzare i tuoi dati fiscali e fornire raccomandazioni, anomalie e previsioni. Richiede una chiave AI (vedi sezione BYOK).

🔍 Rilevamento anomalie

Il modello analizza le transazioni e segnala pattern inusuali: picchi di rimborsi, paesi con IVA inconsistente rispetto allo storico, transazioni con aliquote potenzialmente errate.

📈 Previsione OSS

Sulla base delle vendite degli ultimi mesi, AI Insights stima l'IVA OSS del trimestre in corso e ti avvisa se rischi di superare soglie o di avere un saldo inaspettato.

💬 NLQ — Chiedi ai tuoi dati

La funzione NLQ (Natural Language Query) ti permette di interrogare il database in italiano semplice. Esempi:

• "Qual è stato il mio fatturato in Germania nel Q1 2024?"
• "Mostrami le transazioni con aliquota 7% degli ultimi 30 giorni"
• "Qual paese ha generato più IVA nell'ultimo trimestre?"

Il sistema converte la domanda in una query SQL sicura ed esegue la ricerca sul tuo account. I dati non lasciano mai i server VATManager.

Workflows Automatici Pro

I Workflows permettono di automatizzare azioni ricorrenti senza intervento manuale. Ogni workflow è composto da un trigger e una sequenza di step.

Trigger disponibili

• Schedulato: ogni giorno, ogni settimana, ogni mese, ogni trimestre a un orario definito.
• Manuale: esegui il workflow con un clic dal pannello.
• Dopo importazione: si attiva automaticamente dopo ogni nuova importazione di transazioni.

Step disponibili

• sync_marketplace — sincronizza le transazioni da tutti i marketplace configurati.
• generate_oss_report — genera e salva il report OSS del trimestre corrente.
• generate_ioss_report — genera il report IOSS mensile.
• send_email_report — invia il report via email all'indirizzo configurato (es. commercialista).
• load_uploaded_files — elabora automaticamente i file caricati in una cartella monitorata.
• backup_data — esegue un backup crittografato dei dati account.
• run_ai_anomaly_check — esegue il controllo anomalie AI sul periodo corrente.

Creare un workflow

1. Vai su Workflows → Nuovo workflow.
2. Dai un nome e scegli il trigger (es. "Ogni lunedì alle 08:00").
3. Aggiungi gli step nell'ordine desiderato trascinandoli dalla libreria.
4. Configura i parametri di ogni step (periodo report, destinatario email, ecc.).
5. Clicca Salva e attiva. Il workflow è ora schedulato.

Notifiche

VATManager invia notifiche in-app per tenerti aggiornato su eventi importanti: import completati, scadenze fiscali, anomalie rilevate, report pronti.

Tipi di notifica

• Importazione completata — quante transazioni sono state caricate e se ci sono stati errori.
• Scadenza fiscale imminente — avviso 7 giorni e 1 giorno prima delle scadenze OSS/IOSS.
• Anomalia AI rilevata — quando AI Insights individua un pattern sospetto.
• Workflow completato — conferma con esito (successo / errore step).
• Soglia OSS raggiunta — avviso al 80% e al 100% del limite €10.000.

Preferenze notifiche

Gestisci quali notifiche ricevere in Account → Notifiche. Puoi disattivare singole categorie mantenendo attive quelle critiche (scadenze fiscali).

Account e Impostazioni

Dati aziendali

In Account → Profilo puoi aggiornare: ragione sociale, indirizzo, paese, P.IVA, codice fiscale, numero OSS, numero IOSS, recapiti.

Sicurezza

• Cambio password: inserisci la password attuale e quella nuova (minimo 8 caratteri, almeno 1 numero).
• Sessioni attive: visualizza e termina le sessioni aperte su altri dispositivi.
• Log accessi: storico degli ultimi 30 accessi con IP e user-agent.

Dati e privacy

Puoi scaricare tutti i tuoi dati in formato JSON da Account → Privacy → Esporta dati (GDPR Art. 20). La cancellazione account è irreversibile e richiede conferma via email.

BYOK — Porta la Tua Chiave AI Pro

BYOK (Bring Your Own Key) ti permette di usare la tua chiave API personale di un provider AI (OpenAI, Anthropic, Google Gemini) per le funzionalità AI Insights. La chiave è cifrata con crittografia Fernet e non è mai visibile in chiaro nei nostri server.

Provider supportati

• OpenAI — modelli GPT-4o, GPT-4 Turbo. Chiave inizia con sk-.
• Anthropic — modelli Claude 3.5. Chiave inizia con sk-ant-.
• Google Gemini — modelli Gemini 1.5 Pro. Chiave inizia con AIzaSy.

Come configurare

1. Ottieni una chiave API dal provider scelto (OpenAI Platform, Anthropic Console, Google AI Studio).
2. Vai su Account → AI & Integrazioni → Chiave API AI.
3. Incolla la chiave nel campo. VATManager rileva il provider automaticamente dal prefisso.
4. Clicca Salva. La chiave è cifrata immediatamente e non è più visibile in chiaro.
5. Vai su AI Insights per iniziare a usare le funzionalità.

Report Branding Pro

Con Report Branding puoi personalizzare l'aspetto dei PDF generati da VATManager con il logo e i colori della tua azienda.

Personalizzazioni disponibili

• Logo: carica un'immagine PNG o SVG (max 2 MB). Appare nell'intestazione di ogni PDF.
• Colore primario: colore usato per intestazioni e accenti nel PDF (hex code).
• Colore secondario: colore di sfondo delle righe alternate nella tabella dati.
• Testo footer: testo custom nel piè di pagina (es. "Elaborato da Studio XYZ per conto di…").
• Intestazione custom: aggiungi una riga di testo sopra il logo (es. nome commercialista).

Configurare il branding

1. Vai su Account → Report Branding.
2. Carica il logo e imposta i colori.
3. Clicca Anteprima per vedere come apparirà il PDF.
4. Salva. Tutti i report generati d'ora in poi useranno il branding configurato.

Abbonamento e Fatturazione

Gestire il piano

Vai su Account → Abbonamento per vedere il piano attivo, la data di rinnovo, l'uso delle risorse (transazioni, marketplace, utenti) e per cambiare piano.

Upgrade e downgrade

Puoi cambiare piano in qualsiasi momento. In caso di upgrade, il costo è calcolato pro-rata sul periodo residuo. In caso di downgrade, il nuovo piano è attivo dal prossimo rinnovo.

Metodi di pagamento

I pagamenti sono gestiti tramite Mollie. Accettiamo carta di credito/debito (Visa, Mastercard), SEPA Direct Debit e iDEAL. I dati carta non transitano mai sui server VATManager.

Fatture

Ogni addebito genera una fattura scaricabile da Account → Abbonamento → Storico pagamenti. Le fatture sono in formato PDF con tutti i dati fiscali richiesti per la deduzione.

Backup dei Dati Base

VATManager esegue backup automatici giornalieri. Puoi anche creare backup manuali e scaricarli.

Backup manuale

1. Vai su Account → Backup.
2. Clicca Crea backup adesso. L'operazione richiede alcuni secondi.
3. Scarica il file .zip cifrato contenente tutte le transazioni, report e configurazioni del tuo account.

Ripristino

Per ripristinare da un backup, contatta il supporto tramite la pagina Contatti. Il ripristino self-service è disponibile nel piano Enterprise.

Confronto Piani

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Per i dettagli completi e per scegliere il piano, visita la pagina Prezzi.