Perché l’onboarding iniziale fa la differenza
Un onboarding chiaro è il modo più efficace per evitare errori che poi si propagano per trimestri.
I problemi tipici nascono quando:
- si importano report incompleti o nel formato sbagliato;
- si mescolano periodi diversi;
- non si è chiarito prima lo stato IVA del seller (OSS sì/no, numeri IVA locali, ecc.).
Questa checklist ti aiuta a impostare VATManager in modo corretto fin dal primo utilizzo, così da avere dati consistenti dalla prima dichiarazione.
Passo 1: raccogliere le informazioni fiscali di base
Prima ancora di importare file, raccogli queste informazioni:
- paese di stabilimento fiscale (es. IT, DE, ES);
- esistenza o meno di registrazione OSS e data di decorrenza;
- numeri IVA locali in altri paesi (es. DE, FR, PL, CZ se usi magazzini Amazon multi-paese);
- eventuale utilizzo di IOSS per flussi extra-UE;
- elenco dei canali attivi (Amazon, eBay, Shopify, WooCommerce, altri).
Questi dati servono a configurare correttamente i filtri di VATManager e a capire quali regimi IVA applicare a ciascuna transazione.
Passo 2: identificare i periodi da analizzare
Decidi:
- da che mese/anno vuoi far partire l’analisi (es. da quando hai superato la soglia OSS, o da inizio anno);
- se hai già presentato alcune dichiarazioni OSS o locali e vuoi solo consolidare lo storico, oppure se parti “da zero”.
È importante non mescolare:
- periodi già dichiarati con periodi ancora da dichiarare;
- dati pre-OSS con dati post-OSS, senza indicare la data di attivazione.
VATManager ti permette di lavorare per periodi ben delimitati, facilitando la riconciliazione con le dichiarazioni già inviate.
Passo 3: recuperare i file corretti dai marketplace
Per ciascun canale raccogli:
- Amazon: VAT Transaction Report per mese o per intervallo personalizzato;
- eBay: report vendite e rimborsi con dettaglio per paese;
- Shopify: report ordini con tax lines complete.
Accertati che:
- l’intervallo di date copra tutto il periodo che vuoi analizzare;
- le esportazioni siano nella versione più recente dei template del marketplace;
- se esistono più account (es. più login Amazon), tu abbia i report di tutti.
La qualità dell’input è determinante per evitare buchi nei dati.
Passo 4: importare i file in VATManager
Una volta raccolti i file:
- accedi a VATManager;
- crea o seleziona il profilo del seller;
- carica i report seguendo le istruzioni per ciascun marketplace;
- verifica che il sistema riconosca correttamente colonne, valute e paesi.
Se alcuni file generano errori (es. colonne mancanti), correggi a monte le esportazioni dai marketplace prima di procedere.
Passo 5: configurare la mappatura dei canali e dei paesi
All’interno di VATManager definisci:
- quali codici paese sono considerati “domestici” (il tuo paese di stabilimento);
- quali paesi rientrano nelle vendite OSS (cross-border B2C intra-UE);
- eventuali paesi con registrazioni IVA locali (per vendite da magazzini esteri).
Questa configurazione permette al sistema di:
- separare vendite domestiche da vendite OSS;
- distinguere vendite da stock locali dalle vendite cross-border (importante per Amazon Pan-EU);
- produrre report coerenti con i vari regimi.
Passo 6: controllare i primi report di output
Dopo il primo import VATManager genera:
- un riepilogo per paese di consumo (imponibile, IVA, aliquota);
- una ripartizione per canale (Amazon, eBay, Shopify, ecc.);
- indicatori di soglia OSS raggiunta o vicina.
Prima di usare questi dati per una dichiarazione:
- confronta il totale per trimestre con i ricavi registrati in contabilità;
- verifica che i principali paesi di vendita siano rappresentati correttamente;
- controlla esempi di transazioni per ciascun paese per assicurarti che l’aliquota applicata sia corretta.
Passo 7: preparare i materiali per il commercialista
Un onboarding completo include anche il coinvolgimento del consulente fiscale.
Prepara per lui:
- i report esportati da VATManager per paese × aliquota × periodo;
- una breve nota che spiega come i dati sono stati ottenuti (es. quali report Amazon/eBay/Shopify sono stati usati);
- indicazione delle date di attivazione OSS e di eventuali numeri IVA locali.
Questo riduce la necessità di scambi successivi di mail e rende il lavoro del commercialista più rapido e preciso.
Passo 8: impostare una routine trimestrale
Infine, trasforma l’onboarding in una routine:
- definisci un giorno “fisso” dopo la chiusura di ogni trimestre per esportare i report dai marketplace;
- importa i file in VATManager, controlla gli indicatori di soglia e gli output per paese;
- passa i materiali al commercialista con anticipo rispetto alla scadenza OSS (30° giorno del mese successivo alla fine del trimestre).
In questo modo l’onboarding iniziale non rimane un evento isolato, ma diventa la base di un processo IVA stabile e ripetibile.