Amazon VAT Transaction Report: come leggerlo senza errori

Cos’è il VAT Transaction Report

Il VAT Transaction Report (VTR) è il report principale che Amazon Seller Central mette a disposizione dei seller per la gestione fiscale delle proprie vendite in Europa. È scaricabile dalla sezione Reports → Tax Document Library → VAT Transaction Report e viene generato su base mensile o per periodo personalizzato.

Il file viene fornito in formato CSV (comma-separated values) e contiene una riga per ciascuna transazione fiscalmente rilevante: vendite, rimborsi, movimenti di stock intracomunitari, commissioni Amazon e rettifiche varie.

Capire come leggere correttamente questo report è il prerequisito per qualsiasi attività di dichiarazione OSS, calcolo IVA e riconciliazione contabile.

Le colonne principali: guida campo per campo

Colonne di identificazione transazione

TRANSACTION_TYPE Indica il tipo di transazione. I valori principali sono:

• SALE: vendita a consumatore finale
• REFUND: rimborso (nota di credito)
• FC_TRANSFER: trasferimento di stock tra magazzini Amazon (es. da IT a DE)
• FC_IMPORT: importazione in un magazzino Amazon UE
• SHIPMENT: alternativa a SALE in alcuni layout

Attenzione: i trasferimenti FC_TRANSFER non sono vendite ma movimenti intracomunitari di beni propri. Generano obblighi IVA separati dall’OSS e richiedono in genere la partita IVA locale nel paese di destinazione del trasferimento.

ORDER_ID L’ID univoco dell’ordine Amazon. Da usare per le riconciliazioni con i pagamenti ricevuti sul conto Amazon.

TRANSACTION_ID ID univoco della singola transazione (una vendita può generare più righe se ci sono più articoli con aliquote diverse).

ACTIVITY_PERIOD Il mese di competenza della transazione (formato YYYY-MM). Fondamentale per le dichiarazioni OSS trimestrali: una dichiarazione Q1 include tutte le transazioni con ACTIVITY_PERIOD = 2026-01, 2026-02 e 2026-03.

Colonne geografiche

SALE_DEPARTURE_COUNTRY Il codice ISO del paese da cui è partita la merce (es. IT, DE, FR). Indica in quale magazzino Amazon era stoccato il prodotto al momento della vendita.

SALE_ARRIVAL_COUNTRY Il codice ISO del paese in cui si trovava il consumatore al momento della vendita. Questo è il paese la cui aliquota IVA va applicata per la dichiarazione OSS.

BUYER_VAT_NUMBER Il numero IVA dell’acquirente, se fornito. Quando questo campo è valorizzato, la vendita è probabilmente B2B (business-to-business): non rientra nel regime OSS e segue le regole delle operazioni intracomunitarie (reverse charge). Da verificare caso per caso.

Colonne fiscali

VAT_CALCULATION_SERVICE Indica se il calcolo IVA è stato gestito da Amazon (es. tramite il VAT Calculation Service di Amazon) o dal seller. Valori tipici: AMAZON_CALCULATED, SELLER_CALCULATED.

TRANSACTION_CURRENCY_CODE La valuta della transazione. Di norma corrisponde alla valuta del marketplace (EUR per i marketplace europei, ma GBP per Amazon UK pre-Brexit).

TAXABLE_AMOUNT L’imponibile della transazione in valuta originale. Non includere le spese di spedizione separatamente fatturate se sono esenti IVA.

TAX_AMOUNT L’importo IVA effettivamente applicato alla transazione. Attenzione: se VAT_CALCULATION_SERVICE = SELLER_CALCULATED, questo campo potrebbe essere vuoto e dovrai calcolarlo tu.

TAX_RATE L’aliquota IVA applicata, in formato decimale (es. 0.19 per il 19% tedesco). Verifica sempre che corrisponda all’aliquota attesa per quella categoria di prodotto in quel paese.

MARKETPLACE_ID L’ID del marketplace Amazon su cui è avvenuta la vendita. Utile per distinguere vendite su Amazon.de, Amazon.fr, Amazon.it, ecc.

Errori comuni nell’interpretazione del report

Errore 1: includere i trasferimenti FC nelle vendite OSS

Le righe con TRANSACTION_TYPE = FC_TRANSFER non sono vendite: sono movimenti di stock. Se le includi nel calcolo OSS, sovrastimi l’IVA dovuta. Filtrale sempre prima di aggregare i dati per paese.

Errore 2: sommare SALE e REFUND senza tener conto del segno

Le righe REFUND hanno TAXABLE_AMOUNT e TAX_AMOUNT con segno negativo. Devi assicurarti che la tua procedura di aggregazione sommi algebricamente positivi e negativi: le note di credito riducono l’IVA dovuta nel periodo.

Se un rimborso si riferisce a una vendita del trimestre precedente, tecnicamente la rettifica OSS va riportata nella dichiarazione del trimestre in cui è stato emesso il rimborso, non in quello della vendita originale.

Errore 3: non considerare le transazioni multi-articolo

Un singolo ordine con più articoli appartenenti a categorie diverse (es. un libro + un elettrodomestico) genera due righe nel report con aliquote diverse. Se aggeghi solo per ORDER_ID senza distinguere le aliquote, otterrai importi errati.

Errore 4: ignorare le transazioni in valuta non-EUR

Se vendi su Amazon UK o altri marketplace non-euro, le transazioni sono in sterline o altra valuta. Per la dichiarazione OSS (che è sempre in EUR), devi convertire usando il tasso di cambio del Banca Centrale Europea del mese di competenza. Non usare il tasso di cambio della tua banca o il tasso spot del giorno della dichiarazione.

Errore 5: confondere ACTIVITY_PERIOD con la data dell’ordine

Amazon aggiorna periodicamente i report e alcune transazioni potrebbero comparire in un mese diverso da quello dell’ordine (es. per rettifiche tardive). Usa sempre ACTIVITY_PERIOD come riferimento per l’attribuzione trimestrale, non la data dell’ordine.

Struttura di un workflow corretto con il report

Un workflow robusto per la preparazione della dichiarazione OSS basato sul VAT Transaction Report comprende questi passi:

1. Scarica il report per tutto il trimestre di interesse (o un file per ogni mese e poi uniscili)
2. Filtra le righe per tipo: tieni solo SALE e REFUND, escludi FC_TRANSFER e FC_IMPORT
3. Separa le vendite B2B (righe con BUYER_VAT_NUMBER valorizzato): queste non vanno nell’OSS
4. Separa le vendite domestiche (righe dove SALE_DEPARTURE_COUNTRY = SALE_ARRIVAL_COUNTRY e corrispondono al tuo paese): queste non vanno nell’OSS
5. Aggrega le righe rimanenti per SALE_ARRIVAL_COUNTRY e TAX_RATE
6. Calcola la somma di TAXABLE_AMOUNT e TAX_AMOUNT per ogni combinazione paese-aliquota
7. Verifica che le aliquote corrispondano a quelle attese per la tua categoria di prodotto in ogni paese
8. Converti le eventuali valute non-EUR usando il tasso BCE del mese
9. Prepara la dichiarazione OSS con i dati aggregati

VATManager esegue automaticamente tutti questi passi. Carica il CSV e il sistema produce direttamente la tabella aggregata pronta per la dichiarazione.

Come VATManager usa il VAT Transaction Report

VATManager è stato progettato intorno alla struttura del VAT Transaction Report di Amazon. All’upload del file:

• Validazione strutturale: verifica che le colonne obbligatorie siano presenti e nel formato corretto
• Normalizzazione: uniforma i formati data, valuta e codici paese anche tra versioni diverse del report (Amazon ha cambiato il layout del VTR alcune volte)
• Classificazione automatica: ogni riga viene classificata in SALE, REFUND, TRANSFER, IMPORT
• Applicazione aliquote: per ogni SALE, confronta la TAX_RATE presente nel file con quella attesa nel database VATManager; in caso di discrepanza segnala il problema
• Aggregazione OSS: produce la tabella paese × aliquota con imponibile e IVA pronti per la dichiarazione
• Export: il report finale è disponibile in Excel, CSV e PDF con il dettaglio per righe e il riepilogo per paese